発表会開催のための案内プリント　円滑に運営するうえのポイント

バレエで幸せになる人を育てる

バレエライフコンサルタント米田ひろみです。

今日もブログへようこそ♡

少し前にこの記事を書きました。

今日はそこから踏み込んでいきますね。

バレエ教室・スタジオの先生にとって

理解を得るために具体的に何をしていけばいいのか？

そんな話しをします。

事例としては「発表会」。

その前に一つ、前置きとして、

こういう考えに至った体験をお伝えしますね。

好奇心があると彼方此方出歩く私ですので、

バレエ以外の講座へ出かけ、

多種多様な職業の方とお話する機会があります。

その中には、

お子さんにバレエを習わせている親御さんがいて

雑談の折になにげに聞かせていただいたこととしては、

●大きなイベント（発表会）での情報共有が

　いつも曖昧だったり、ギリギリだったり。

　具体的には、スケジュール。

　全く白紙状態なことも多々あって、

　せめて大まかなことだけでもわかっていれば、

　そのつもりで予定を組めるんだけどなぁ、と。

●突然大きな金額の支払いがやってくる。

　前もって、知らせてもらえれば心づもりができるよ、と。

●イベント（舞台）で我が子が何をやるかさっぱりわからない。

　詳しいことを言われても素人なのでわからないけど、

　大ざっぱで良いので、説明は欲しい。

などなど。

こうした雑談から、

父兄の皆さんに情報をオープンにして、

行われていることの全体像を理解していただけるような方法を

運営者側がしっかりと実践することが求められているのだな〜と

見えてきたわけです。

そのために私が行ってきたことは

書類を作ることだったのです。

ここで一つの例として

発表会のケースをあげていきますね。

（あー、やっと本題にこぎつけたね。）

発表会を開催するにあたり、

発表会やりますよ〜とご案内しますよね。

その書類には、生徒さん、父兄さんに

あらかじめ知っていていただきたい、

理解していていただきたい情報を盛り込みます。

具体的には

・イベントの日程

・予定されている演目とキャスティング

　例）〇〇クラスの作品は「〇〇」とか

・リハーサルスケジュール

　大まかで良いので書類発行時点でわかってることを。

・本番を迎えるまでの過程について

　例）振付を覚える⇒反復練習⇒衣裳合わせ⇒舞台稽古⇒本番

・出演するうえで守ってもらいたいこと・ルール

・父兄の皆さまに当日お手伝いしていただきたいことの概要

・費用（参加費）について

　金額、支払方法、参加費の内訳など

こうした情報をカテゴライズして、

見易く、読みやすくして

10頁程度を１冊にまとめて編集してあります。

もちろん、先ほどの雑談で得た課題を

意識的に盛り込んでいます。

書類の利点は読み手が情報を客観的に捉えやすいこと。

口頭だと言いづらいことや角が立つことでも、

整理された状態になると、

受け止め方が冷静になるのです。

（もちろん、口頭でなければ伝わらないものもありますが^^）

この書類は発表会の都度、

バージョンアップを重ね、

その状況に応じた内容へ加筆修正もします。

その工夫のおかげもあって、

発表会の準備期間に起きる

大きなトラブルはほとんど無かったです。

他にもあるメリット、

そして、気をつけるべきことは

ただいま準備中の講座の中で直にお目にかかった時にお伝えします。

興味ある方は、ぜひ講座へいらしてくださいね。

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