バレエ教室運営で重要な書類って何でしょう？

2021年12月1日

バレエ教室を指導運営している上で、書類は在籍者に情報を伝えるために重要なツールです。

入会案内、規約、様々なアナウンス。最近はLINEやInstagramを活用している人が多いですが、やはり書類でなくてはならないものがいくつかあります。

規約などは重要度の高いものではあるのですが、とりわけ私達バレエ教師にとって発表会はとても重要な位置にあるイベントであるため、その周知のための書類は重要度が高いと私は考えています。

発表会は生徒達が上達するために、舞台表現を体験してもらうためにも、教室を開設した以上は欠かせないカリキュラムの一つではないでしょうか？
そして、教師の皆さまは振付、リハーサルが始まると、そのことで頭がいっぱいになることでしょう。

ただ、、、、少し考えておきたいことがあります。

発表会とは準備のために「時間とお金」、その両方を投じるプロジェクトでもあるのです。
スタジオにとって、参加者の生徒さんたちにとって、特に、未成年の生徒さんたちの場合は、保護者の皆さんにとってと言えるのです。

かつて、女性個人事業主のコミュニティの雑談タイムにて、参加メンバーでお子さんをバレエ教室に通わせたことのある保護者の立場からの意見を直接聞く機会がありました。

スケジュールが突然に言い渡されることが多いけれど、すでに別の予定を入れてしまったとき、そのリスケが大変だったり、不本意にもバレエを欠席することになったりした。それで指導者が不機嫌になったり、保護者会の先輩からもいろいろ言われてしまった。協力する気持ちがあっても対応しきれないことがあって残念だった。
費用が当初のアナウンスから異なり、追加請求がきて驚いた。初めから全体像を伝えて欲しい。
費目が不明瞭で、しょっちゅう請求が来るので、全体でいくらかかるのかわからなくてヒヤヒヤした。
費用がかかることはわかっているけれど、不明瞭なままでは予算が立たないので困ってしまう。
まとまった金額の集金。支払期日まで一週間。期日にゆとりがないことで困った。
etc....

それらを聞いて、改めて考えました。

あーー、それは確かにそういうところがある。そういう慣例に慣れていくのが普通なんだと。自分たちもそうしてきたから、知らず知らず同じ事を次世代に求めてしまっているかもしれない。こういうことが慣例だと、不信感がでてきてしまって、例えバレエが好きだとしても続けることが難しくなってしまう人が多くなってしまうよね。それは本末転倒ではないか？

そうしたことから参加要項を見直し、具体性と明確さを取り入れました。

総稽古などのイレギュラーなスケジュールについては、いつまでに予定をアナウンスするか（例：一ヶ月前には周知する）など、スタジオとしてのガイドラインを設け、それは守る。守れないときはいつ連絡できるかを知らせる。

費用については、何についての費用なのか（例：参加費の内訳費目として、舞台の設備利用費、人件費、事務連絡費、他、衣装代、花代、DVDや写真、etc…）、発表会にまつわる費用全体として、どれくらい予算を見積もっていればいいのか明確な金額提示をする。支払期日はいつなのか、支払い方法の選択肢、など決済についての情報を明示する。

上記の情報は、発表会のリハーサルが開始する前にできるだけ明確に書類にしてご案内すること。
必要ならば説明会も開催し、参加者、つまりは保護者の皆さんに情報公開をする。

このように安心して取り組んでいただけるように工夫をしました。おかげでスタジオでの発表会運営面についての不協和音はほとんど無くなりました。

今、指導者のためのコンサルティングでは、クライアントさまにその書類ひな形を提供していますが、必要な情報がすべて盛り込まれているため、下記のような変化が起き、お喜びの声をいただいています。